Organizasyon Şeması ve Görevler

Şube Müdürlüğü Üst Birim: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

Tahakkuk Şube Müdürlüğü

1 yönetim 2 personel 3 görev

Şube Müdürü

Ö

Özgür DAĞAŞAN

Şube Müdürü

odagasan@sivas.edu.tr 0346 217 0151

Personel

Ö

Ömer GÜNDOĞDU

Memur

ogundogdu@sivas.edu.tr 0346 217 0032

A

Ahmet TAKCI

Bilgisayar İşletmeni

ahmettakci@sivas.edu.tr 0346 217 0366

Görev ve Sorumluluklar

TAHAKKUK BİRİMİ

• Üniversitemizin tüm daire başkanlıkları, Rektörlük, Genel Sekreterlik, kadrosunda bulunan personellerin maaş ödemeleri ve keseneklerini yapmak. • Hizmet İçi Eğitim Ödemeleri, Fazla Mesai Ödemeleri Rektör ve Rektör Yardımcıları Görev ödenekleri, Yabancı Uyruklu Personel Maaş Ödemeleri ve Kesenekleri • Yurtiçi Geçici-Sürekli Görev Yollukları Avansı, Yurtdışı Geçici-Sürekli görev yolluğu ödemelerini yapmak. • Amirler tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

TAŞINIR KAYIT BİRİMİ

• Taşınırların giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin kayıtları yapmak. • Taşınırlara ilişkin belge ve cetvelleri hazırlamak. • Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek. • Taşınırların uygun şekilde muhafazasını sağlamak. • Ambar sayım ve stok kontrolü yapmak. • Harcama birimine malzeme ihtiyaç planlaması konusunda yardımcı olmak. • Harcama birimi tarafından alınan taşınırları sayarak tam ve eksiksiz teslim almak. • Taşınır mal yönetim hesap cetvellerini hazırlamak. • Taşınırlara ait yıl sonu işlemlerini yapmak. • Birimlere alınan malzemelerin çıkışını yapmak, • Depo stokunu tutmak • Personelin zimmetlerini takip etmek, • Daire Başkanlığınca verilecek diğer görevleri yapmak.

TAŞINIR KONTROL BİRİMİ

• Tüketim ve demirbaş ( eğitim malzemeleri, kırtasiye, bina bakım ve onarım malzemeleri, ahşap ve metal malzemeleri, elektronik donanım ve teknolojik malzemeleri, makine ve teçhizat alım ve bakımları vb.) malzemelerinin kayıt işlemlerini takip etmek. • Satın alınan tüketim ve demirbaş malzemelerinin kayıt altına alınması ve ambar memuruna teslim edilmesini takip etmek. • Taşınırların yıl sonu sayım işlemlerini yapılmasında Taşınır kayıt yetkilisine eşlik eder sayım cetvellerinin düzenlenip Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletilmesini takip eder. • Taşınır işlem fişi, zimmet fişi, sayım tutanağı vb. evrakların düzenlenmesinin, kayıt altına alınması ve arşivlenmesinin süreçlerini takip eder ve yapılmasını sağlar. • Yatırım ve analitik bütçelerinin hazırlanmasında mutemetlik ile eşgüdümlü olarak çalışır. • Harcama cetvellerini aylık olarak mutemetlik ile eşgüdümlü olarak takip eder. • Tüketim ve demirbaş malzemelerinin alım evraklarında maddi hatanın bulunmamasını sağlar. • Harcama Yetkilisinin görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar. • Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Taşınır Kontrol Yetkilisi ve Harcama Yetkilisine karşı sorumludur.

Şube Müdürlüğü Üst Birim: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

İhale Şube Müdürlüğü

1 yönetim 2 personel 1 görev

Şube Müdürü

H

Hacı DOĞAN

Şube Müdürü

hacidogan@sivas.edu.tr 0346 217 0136

Personel

A

Arzu ÖKSÜZ

Memur

arzuoksuz@sivas.edu.tr 0346 217 0034

D

Demet SUNGUR

Programcı

dsungur@sivas.edu.tr 0346 217 0045

Görev ve Sorumluluklar

İHALE BİRİMİ

• Üniversitemiz Rektörlüğü ve bağlı birimlerin) ihtiyaç duydukları mal ve hizmet alımlarını; Başkanlığımız için ayrılan mevcut bütçesindeki ödenekler çerçevesinde ihaleye onay verilmesinden sonra 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanunu çerçevesinde • İhale işlemlerini gerçekleştirmek ve sözleşmeleri düzenlemek, • Ayrılan ödenekler çerçevesinde Başkanlığımızın yapması gereken mal ve hizmet alım ihalelerine ilişkin teknik şartnamenin hazırlanmasını sağlamak, ihalenin yaklaşık maliyetini tespit edip yaklaşık maliyet tablosunu hazırlamak ve parasal sınırlara göre ihale ilanı hazırlamak, • Mal ve hizmet alımı işlerinde sözleşme imzalanmadan önce %6 oranındaki kesin teminatın yatırılmasını sağlamak, sözleşmenin hazırlanarak Yükleniciye ve İhale Yetkilisine imzalattırılması varsa tescil ve işlemlerini (noter tescili vs.) yaptırılması, ihaleyle ilgili tebligatları yapmak, • İhale ile satın alınan malların süresi içerisinde ilgili birime teslim edilip edilmediğini kontrol etmek, teslim edilen mallar ve hizmetler için faturalarını kestirmek, ilgili birime alınan malla ilgili muayene kabul tutanağı ve taşınır işlem fişini düzenletilmesini sağlamak, • Sözleşme hükümleri çerçevesinde yapılan işe ait faturaya istinaden Ödeme emri belgesi hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe birimine MYS'den göndermek, • İhaleye katılan ve ihale üzerinde kalmayan diğer firmaların geçici teminatlarının iadesini gerçekleştirmek, • Süreleri dolmuş sözleşmeler ve garanti süresi dolan mallar ile ilgili %6 oranındaki kesin teminatlarının ilgili banka şubelerine iade edilmesini gerçekleştirmek, • Birimde yürütülen faaliyetlere ilişkin kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlamak ve birimle ilgili her türlü evrakı standart dosya düzenine göre dosyalamak ve arşive kaldırmak, • DMO Kredi işlemlerini yapmak, • İhale kapsamında aylık hakkediş ödemelerini yapmak, • Başkanlığımız yatırım ve cari bütçe işlemlerini yapmak

Şube Müdürlüğü Üst Birim: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

Doğrudan Temin Şube Müdürlüğü

1 yönetim 2 personel 1 görev

Şube Müdürü

Uğur ERARSLAN

Şube Müdürü

ugur.erarslan@sivas.edu.tr 0346 217 0041

Personel

M

Mustafa HAFİF

Teknisyen

mustafahafif@sivas.edu.tr 0346 217 0044

K

Kübra UZUN

Bilgisayar İşletmeni

kubrauzun@sivas.edu.tr 0346 217 0034

Görev ve Sorumluluklar

SATIN ALMA BİRİMİ

Rektörlük, Fakülte, Enstitü, Yüksekokullar, Diğer Merkezler ile Daire Başkanlıklarının ihtiyacı olan makine-teçhizat ve diğer alımlarının serbest ödenekler dâhilinde satın alma işlemlerini yapmak Üniversitemize ait aboneliklere bağlı telefon, elektrik, su ve doğalgaz vb. faturalarının tahakkuklarını yapmak, Üniversitemiz Rektörlük ve bağlı birimlerinin bağış/hibe ve gümrük (akreditif) işlemlerinin işlemleri yürütmek, Birimler arasındaki koordinasyonu sağlamak, Sürekli olarak personelin eğitim ihtiyacını tespit etmek ve karşılamak için gereğini yapmak, Daire Başkanlığında iş akışının düzenli olarak sağlanması, Çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslara olan borçları takip etmek, Devlet Malzeme Ofisi üzerinden kredi açılması ve alım süreçlerinin takibini yapmak, Daire Başkanlığımızın cari ve yatırım bütçesini hazırlamak, Birimimize ait ayrıntılı harcama programını hazırlamak, Hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak, Daire Başkanlığımız adına verilen emir ve görevlerin eksiksiz olarak zamanında yapmak,

Ofis / Alt Birim Üst Birim: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

Sivil Savunma Birimi

1 yönetim 0 personel 1 görev

Şube Müdürü

Bu birim için henüz şube müdürü kaydı bulunmuyor.

Şefler

F

Ferhat YÖRÜK

Sivil Savunma Amiri

ferhat.yoruk@sivas.edu.tr 0346 217 0132

Personel

Bu birim için henüz personel kaydı bulunmuyor.

Görev ve Sorumluluklar

SİVİL SAVUNMA

• Üniversitemiz sivil savunma planlarının hazırlanması ve bu planların düzenli olarak güncellenmesini sağlamak. • Sivil savunma servis ve ekiplerinin oluşturulmasını sağlamak, gerekli eğitim ve tatbikat ihtiyaçlarını belirlemek, amirine bildirmek, düzenlenecek eğitim ve tatbikatları koordine etmek. • Kurumun tahliyeye ilişkin planlamasını koordine etmek. • Afet, sivil savunma ve acil durum hizmetleri için gerekli olan araç, gereç ve malzemenin tedarik ve teminini ilgili birimlerle koordine ederek planlamak, mevcutların bakım ve korunmalarının takibini yapmak. • Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlik hizmetleri için gerekli ödeneği ilgili birimlerle koordine ederek belirlemek ve bütçeye konulmasını sağlamak. • Afet ve acil durum hallerinde müdahaleyi koordine etmek ve üst yöneticileri bilgilendirmek. • Hizmetlerle ilgili mevzuat, yayın ve direktifleri izlemek, incelemek ve bunların gereklerini yerine getirmek. • İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü ve diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında iş birliği ve koordinasyonu sağlamak. • Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer savunma ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek. • Kurumun sığınaklarla ilgili hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek ve kontrol etmek. • Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik hükümlerinin kurumunda uygulanmasını takip etmek ve yangın önleme tedbirlerini denetlemek. • Kurum içerisinde ikaz ve alarm haberlerinin alınıp verilmesi ve siren sisteminin işletilmesine ilişkin işlemleri yürütmek. • Afet, sivil savunma, acil durum, kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer tehdit ve koruyucu güvenlik ve ilk yardım konularında kurum personeline eğitim verilmesini sağlamak. • Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlikle ilgili düzenlenen tatbikatlarda kurumu adına sekretarya hizmetlerini yapmak, bu konularla ilgili kurumda tatbikatlar düzenlenmesini ve yürütülmesini sağlamak. • Kurumun denetimine tabi kamu kurum ve kuruluşlarında yürütülen afet, sivil savunma, acil durum, seferberlik ve koruyucu güvenlik hizmetlerini denetlemek. • Seferberlik ve savaş hali hazırlıkları ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak ve yaptırılmasını sağlamak. • Kurumun Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezinin sekretarya hizmetini yapmak, İl Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi ile koordinasyonu sağlamak. • Koruyucu güvenlik hizmetlerinin koordinasyonunu sağlamak, hizmetlerin takip ve denetimini yapmak. • İlgili mevzuat uyarınca kurumun üst yöneticisi tarafından verilen görevleri yapmak. • Kendisine sevk edilen yazı, talep ve görevlerin gereğini yapmak, göreviyle ilgili yazışmaları hazırlanmak, paraflamak ve amirin onayına sunmak. • Şubeyle ilgili her türlü evrakı standart dosya düzenine göre hazırlamak, dosyalamak ve arşivlemek. • Daire Başkanlığı ve Şube Müdürlüğünce düzenlenen toplantılara katılmak, yürütülen faaliyetlere ilişkin karşılaştığı sorunları, taleplerini, şikâyetlerini, görüş ve önerilerini sunmak. • Yöneticileri tarafından görev alanı ile ilgili istenen her türlü bilgi, belge, rapor, plan, bütçe vb. hazırlamak. • Mesai saatlerine riayet etmek, amirinin bilgisi ve onayı olmadan görev yerini terk etmemek, hizmetine ihtiyaç duyulması halinde, amiri tarafından önceden bildirilmesi durumunda fazla mesai yapmak • Şubede kullanılan demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirlerin alınmasını, bakımlarının yapılmasını ve bunlara ait kayıtların tutulmasını sağlamak. • Göreviyle ilgili yürütülen iş ve işlemlerde tasarruf tedbirlerine riayet etmek. • Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili kural ve talimatlara uymak, gerekli tedbirleri almak veya alınmasını sağlamak. • Şube çalışma arkadaşları ve görevin gerektirdiği konularda diğer şube ve birim personelleriyle koordine şekilde, bilgi paylaşımı yapmak, yol göstermek, iş birliği ve uyum içerisinde çalışmak. • Görevlendirilmesi halinde diğer şube personellerine vekâlet etmek. • Göreviyle ilgili eğitim, seminer, kurs ve toplantılara katılmak ve temaslarda bulunmak, bu kapsamda verilen görevleri yerine getirmek. • İdare tarafından görevlendirildiği komisyon, komite vb. çalışma gruplarında yer almak ve üzerine düşen görevleri yerine getirmek. • Yürütülen işler ve aşamaları hakkında yöneticisine düzenli olarak bilgi vermek, yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak, görevleriyle ilgili uygulamalara ilişkin görüş ve önerilerini amirine bildirmek. • Kurumun faaliyetlerini etkileyebilecek ya da ilgilendirecek nitelikte olan ve kendi görev kapsamı içinde bulunan gelişmeleri, yasal düzenleme ve değişiklikleri düzenli olarak izlemek, zamanında gerekli tedbirleri almak, yetkisi dışında olanları amirine bildirmek. • Kullanımına ya da sorumluluğuna verilen demirbaşlar ile her türlü araç gereç ve malzemeyi görevin herhangi bir nedenle sona ermesi durumunda taşınır kayıt yetkilisine teslim etmek, kullanımları sırasında kasıt, kusur veya ihmali sonucu oluşabilecek zararlardan sorumlu olmak. • Görevin herhangi bir nedenle sona ermesi durumunda, göreviyle ilgili düzenlemiş olduğu bilgi ve belgeleri yerine görevlendirilen personele eksiksiz teslim etmek, tamamlanan, devam eden ve yapılması gereken işler hakkında gerekli bilgilendirmeleri yapmak. • Yöneticileri tarafından verilen diğer yazılı ve sözlü görevleri yerine getirmek.